PENGERTIAN MANAJEMEN
Arti dan Fungsi Manajemen
Definisi tentang manajemen yang di kemukakan oleh para ahli seperi FAyol, Terry, Taylor adalah berbeda-beda, tetapi ada pokoknya semua ini mempunyai pengertian yang sama. Perbedaan yang ada hanyalah terletak pada latar belakang keahlian masing-masing, sehingga tinjauan manajemennya berasal dari segi yang berbeda pula.
Berikut ini dikemukakan definisi tentang manejemen yang diberikan oleh professor Oei Liang Lee
Manajemen adalah ilmu dan segi merencanakan. Mengorganisasi, mengarahkan, mengkordinasi serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah diterapkan.
Dari definisi tentang manajemen tersebut, dapatlah diambil kesimpulan bahwa manajemen mempunyai lima fungsi, yaitu :
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengarahan
4. Pengkoordinasian
5. pengawasan
Kelima macam funsi manajemen ini sangat penting di dalam menjalankan semua kegiatan. Semua ini dimaksudkan agar kegiatan apapun yang dilakukan dapat berjalan dengan baik, sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.
Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sebuah lembaga tentu mempunyai tujuan; dan untuk mencapai tujuan tersebut perlulah dibuat perencanaan terlebihdahulu. Secara garis besar, perencanaan ini menggambarkan tentang :
a. Apa
b. Bagaimana
c. Mengapa
d. Kapan akan dilakukan
Setelah perencanaan disusun, baru ditetapkan siapa yang akan melakukan, bagaimana pembagian kerjannya, bagaimana wewenag, tenggung jawab serta petanggung-jawaban masing-masing kegiatan. Mereka (pelaksanaan Organisasi) terdiri atas orang-oran yang mempunyai berbagai macam keinginan, kebutuhan serta pola fakir yang berbeda-beda.
Jadi untuk mencapai tujuan harus ada kegiatan, dalam mana keiatan-kegiatan yang sama disatukan di dalam suatu wadah yang di sebut fungsi. Tentu saja fungsi yang harus dilakukan banyak dan berbeda-beda ini perlu dikoordinasikan sedemikian rupa, ar supaya tidah terdapat kontradiksi antara fungsi yang satu dengan yang lainnya untuk menuju kepada sasaran yang sama.
Jenjang Manajemen
Perusahaan-perusahaan besar biasanya memunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen. Ketiga jenjang tersebut adalah : (1) manajemen puncak atau manajemen eksekutif, (2) manajemen madya atau manajemen administrative, dan (3) manajemen oprasional atau manajemen supervisior,
a. Manajemen Puncak
Jenjang tertinggi adalah manajemen puncak, sering disebut manajer senior atau eksekutif kunci, biasanya mempunyai berbagi pengalaman bertahun-tahun. Jenjang ini meliputi dewan direktur utama atau chief executive officer (CEO), dan pimpinan lain. Manajemen puncak ini bertugas menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan-keputusan penting tentang hal-hal penggabungan (marger), produk baru, dan pengeluaran saham
b. Manajemen Madya
Jenjang berikut dalam piramida manajemen itu, disebut manajemen madya atau manajemen administrative, meliputi pimpinan pabrik dan atau manajer divisi. Para manajer ini mempunyai tanggung jawab dalam penyusunan rencana oprasi yang melaksanakan rencana-renana umum dari manajer puncak.
c. Manajemen Oprasional
Manajemen oprasional ini merupakan jenjang terendah dalam piramida. Tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manajer madya. Manajer oprasional serin disebut “supervisor garis pertama” (first-line supervisor). Karena mereka bertanggung jawab melakukan supervisi kepada para karyawan yang mengkerjakan kegiatan harian.
LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN
Sekarang kita lihat latar belakang sejarah manajemen yang perkembangannya berawal dari eropa meskipun seara riil manajemen itu sudah ada sebelumnya di eropa maupun di benua-benua lain.
Gerakan Manajemen Ilimiah
Pengelola perusahaan pada umumnya dipandang suatu cara yang biasa, apa adannya, jika tidak dianggap suatu seni. Tetapi sekitar 1885, Fredrick W taylor (1886-1915) merupakan salah seseorang yang pertama kali mempelajari metode kerja.
Beberapa tahun sebelum Taylor, Henry Fayol (1841-1945) telah manjadi manajer pada sebuah pertambangan batu bara di perancis. Ia juga mempelajari manajeman, maari teknik-tekni yang dapat meningkatkan produksi batibara., Taylor mengemukakan beberapa prisip manajemen ilikiah untuk melakukan pekerjaan dengan efisien. Prisip-prinsip tersebut adalah :
Prinsip 1 : semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisi guna menentukan astu cara terbaik untuk menyelesaikannya.
Prinsip 2 : orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilimiah.
Prinsip 3 : Kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan mengkaji pemegang jabatan dengan dasar insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjannya.
Prinsip 4 : menempatkan manajer dalam perenanaan, persiapan dan pemeriksaan pekerjaan.
SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN
Sejumlah pendekatan teoritis untuk mempelajari manajemen telah bermunculan. Teori-teori seperti itu pada pokoknya berasal dari para manajer dan pengajar yang ingin menemukan lebih banyak tentang apa yang perlu diajarkan kepada calon-calon manajer. Dari beberapa sekolah tentang pemikiran manajemen yang muncul, kita akan membahas lima yaitu : (1) sekolah klasik, (2) sekolah prilaku, (3) sekolah ilmu manajemen, (4) analisis system, dan (5) manajemen berdasarkan hasil.
Sekolah Klasik (Classical Scool)
Sekolah klasik berawal dengan adannya formasi perusahaan-perusahaan besar. Banyak dari litertur klasik ditulis antara Perang dunia ! dengan perang dunia 2. teori klasik mendefinisasikan manajemen menurut tugas yang dilakukan oleh para manajer. Sekolah klasik telah memberikan saran tentang fungsi-fungsi manajemen rimer, yaitu perenanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. Masing-masing fungsi tersebut dapat dibagi ke dalam sub-sub fungsi.
Sekolah Prilaku
Sekolah prilaku yang juga disebut leadership, human realions, atau behavioral scienes shool of management, telah menjadi popular dalam tahun 1950-an. Sekolah ini memusatkan perhatian pada aspek kemanusiaan dari manejemen dan menekankan kebutuhan bagi para manajer untuk memahami manusia. Para manajer perlu mengetahui bagaimana memotivasi bawahan yang mereka pimpin. Sekolah perilaku tersebut menarik beberapa disiplin seperti psikologi dan sosiologi sebagai bagian dari latar belakang pendidikan manajer.
Sekolah Ilmu Manajemen (Management Science School)
Sekolah ilmu manajemen ini melibatkan matematik dan statistic. Model-model matematis digunakan untuk menyelasikan masalah-masalah oprasional perencanaan dan pengendalian. Model merupakan wakil dari realitas. Model fisik seperti yang dipakai dalam sebuah terowongan angina merupakan satu jenis model. Jenis model. Jenis yang di lain adalah hubungan matematis antara beberapa variable, deprogram computer. Ilmu manajemen merupakan suatu pendekatan kuantitatif yang memberikan alat untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis.
Analisis Sistem
Analisis system menawarkan suatu alat untuk melihat kegiatan intern dan ekstern dari perusahaan. Analisis sisitem ini berkaitan dengan masalah-masalah yang melibatkan semua komponen secara bersama-sama. Dalam pemasaran, misalnya, mengambil keputusan tentang harga memerlukan pertimbangan menyangkut pengaruh pada kesan produk (product image), penjualan unit, jaringan distribusi, dan seterusnya.
System adalah suatu unit yang dibentuk dari dua aau lebih bagian –bagian independent yang berinteraksi untuk membentuk sebuah organisasme fungsi.
Manajemen hasil
Sejak pertama kali dikemukakan oleh Peter Drucker diawal tahun 150-an manajemen hasil atau manejemen berdasarkan sasaran (management by objectives/MBO) telah semakin popular. MBO adalah suatau program untuk mengkatkan motivasi dan pengendalian karyawan. Ini juga merupakan suatu falsafah manajemen yang menunjukan nilai tujuan pelaksanaan.
Di samping itu program tersebut dapat meningkatkan komunikasi antara bawahan dan atasan.
Adapun keburukannya dapat disebutkan di sini antara lain :
• Untuk beberapa tugas, MBO suli menentukan tujuan yang tepat
• MBO hanya akan suskses jika semua pihak mau berpartisipasi
• MBO seharusnya tidak dipandang sebagai suatu penyelesaian untuk semua masalah manajemen.
• Tujuan-tujuan itu seharusnya layak dan mudah diukur.
PERENCANAAN
Perencanaan merupakan fungsi terpenting di antara semua fungsi-fungsi manajemen yang ada Ibarat suatu perjalanan dengan menggunakan kapal, perencanaan ini merupakan pedoman yang harus dipakai untuk mengarahkan tujuan ke mana kapal tersebut akan berlayar.
Dalam semua kegiatan yang bersifat menajerial untuk mendukung usaha-usaha pencapaian tujuan, fungsi perencanaan haruslah dilakukan terlebihdahulu daripada fungsi-fungsi pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan.
Bentuk-bentuk Perencanaan
Seperti teah diuraikan di muka, bahwa perencanaan ditetapkan sekarang dan dilaksanakan serta digunakan untuk waktu yang akan dating. Dengan mendasarkan diri kepada pengertian ini, maka perencanaan memiliki bentuk-bentuk sebagai berikiut:
a. Tujuan (Objecttive). Tujuana merupaka suatu sasaran di mana kegiatan itu di arahkan, dan diusahakan untuk sedapat mungkin diapai dalam jangaka waktu tertentu.
b. Kebijakan (Policy). Kebijakan adalah pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhdap tindakan untuk mencapai tujuan.
c. Strategi. Strategi merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat.
d. Prosedur. Prosedur merupakan rangkaiana tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang. Jadi prosedur ini lebih menitik beratkan pada suatu tindakan.
e. Aturan (Rule). Aturan adalah suatu tindakan yang sepedifik dan merupakan bagian dari prosedur. Aturan-aturan yang saling berkaitan dapat dikelompokan menjadi suatu golongan. Disebut prosedur
f. Program. Program merupakan campuran antara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai denngan suatu anggaran (budget);
Kegunanaan Perencanaan
Di bandingakan dengan fungsi-fungsi yang lain perencanaan adalah sangat penting sebab merupakan fungsi dasar bagi fungsi-fungsi tersebut. Adapun kegunaan dari pada perencanaan adalah :
a. Mengurangi Ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang.
b. Mengarahkan perhatian pada tujuan
c. Memperingan biaya
d. Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan
Langkah-langkah Penyususnan Perencanaan
Langkah-langkah yang harus diambil untuk menyusun suatu perencanaan adalah:
a. Menetapkan tujuan. Langkah yang harus dilakukan dalam penyusunan perenanaan adalah menetapkan tuhuan.
b. Menyusun Anggapan-anggapan (Premising). Lengkah kedua yang harus dilakukan menyusun perncanaan adalah menciptakan. Menari kesesuaian penggunaan dan anggapan perencanaan,
c. Menentukan Berbagai Akternatif Tindakan
d. Mengadakan Penilaian terhadap Alternatif-alternatif Tindakan yang Sudah Disiplin. Meskipun pada lngkah ketiga telah dilakukan pemilihan berbagai alternative yang diperkirakan sesuai, belum tentu semuanya dapat terpakai.
e. Mengambil Keputusan. Masalah pengambilan keputusan ini akan di bahas lebih lanjutpada butir yang lain.
f. Menyusun Rencana Pendukung
Perencanaan Merupakan proses Pendekatan yang Rasional
Dengan berbagai macam langkah yang telah dilakukan untuk menyusun perencanaan. Dapat dikatakan perencanaan merupakan suatu proses pendekatan yang rasional untuk waktu yang akan dating.
Jangka Waktu Perencanaan
Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat dikelompokan menjadi tiga golongan, yakni :
a. Perencanaan jangka panjanag
b. Perencanaan jangaka menengah
c. Perencanaan jangka pendek.
Faktor-faktor yang Mambatasi Perencanaan
Perencanaan itu baik selain kebaikan-kebaikan, perenanaan juga mempunyai kelemahan-kelemahan . adannya kelemahan ini disebabkan oleh beberapa faktor yang mempunyai sifat membatasi perncanaan.
Faktor-faktor tersebut ialah :
a. Sulitnya mencari anggapan secara teliti
b. Perubahan yang sangat cepat
c. Kekuatan internal
• Kekakuan psikologis
• Kekakuan karena adanya prosedur dan kebijakan
• Kekakuan sumber daya dan dana
Pengambilan Keputusan
a. syarat Pengambilan Keputusan
untuk bertindak ataupun mengambil keputusan secara rasional tersebut membutuhkan beberapa syarat, antara lain :
• Harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan tidak terpenuhi tanpa memalui tindakan yang positif.
• Harus dapat mengetahiu dengan jelas tentang tujuan-tujuan manakah yang harus dicapi beserta segala kekurangannya.
• Harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis dan penilaian.
• Harus bersikap optimis dan mempunyai kemauan yang kuat untuk memilih alternative yang paling baik.
b. Alat Pengambil Keputusan
untuk mengambil keputusan yang rasional perlu digunakan alat-alat seperti: (1) operation research, (2) teori probabilitas, (3) linear programming.
PNGORGANISASIAN
Pengertian
Pengorganisaian merupakan usaha untuk menyusun komponen-komponen pokok sedekmikian rupa, sehingga dapat dipaki sebgai saran untuk mencapai tujuan.
Hubungan-hubungan yang timbul di dalam organisasi dapat berbentuk : hubungan informal dan hubungan formal.
a. Hubungan informal
hubungan informal ini lebih banyak menyangkut hubungan manusiawi.
b. Hubungan formal
hubungan formal merupakan bentuk hubungan yang dilakukan denga sengaja. Secara resmi,
Rentangan Kekuasaan
Munculnya rentangan kekuasaan ini disebabkan oleh adannya keterbatasan pada kemampuan seseorang dalam setiap organisasi, rentangan. Banyak sedikitnya frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain;
a. Latihan dari Bawahan
b. Pendelegasian wewenang
c. Perencanaan
d. Teknik komunikasi
Dasar-dasar Penggolongan Bagian di dalam Organisasi
Pengelompokan menjadi bagian-bagian di dalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa faktor berikut ini :
a. di dasarkan pada suatu angka
b. di dasarkan pada waktu
c. di dasarkan pada fungsi perusahaan
d. didasarkan pada luas daerah operasi
e. didasarkan pada jenis barang yang dihasilkan
f. didasarkan pada jenis langganan
Karakteristik Struktur Organisasi
Bentuk-bentuk dalam organisasi seperti garis, garis dan staf, fungsional serta komite mempunyai cirri-ciri yang berbeda. Namun demikian setiap bentuk struktur organisasi yang baik harus memiliki dua karakteristik dasar yaitu :
a. Keseimbangan dalam Organisasi
b. Fleksibel
PENGARAHAN
Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpian yang mengikat para bawahan bersedia mengerti dan menyumbang tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan.
Pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan haurs berpegang pada beberapa prinsip, yaitu :
a. Prinsip mengarah kepada tujuan
b. prinsip keharmonisan dengan tujuan
c. prinsip kesatuan komando
Cara-cara Pengarahan
Pada umumnya pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan maksud agar mereka bersedia tidak menyimpang dari prinsip-prinsip di muka. Adapun cara-cara pengarahan yang dilakukan dapat berupa.
a. Orientasi
b. Perintah
c. Delegasi Wewenang.
PENGKOORDINASIAN
Prnsip-prinsip Koordinasi
Dalam mengadakan koordinasi diperlukan suatu pegangan yang berupa prinsip-prinsip. Koordinasi antar bagian dan atar individu di dalam organisasi akan dapat tercapi bilamana diikuti dengan tiga prinsip berikut :
a. Prinsip kontak langsung
b. prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi
c. hubungan timbale balik di antara faktor-faktoor yang ada
Pelaksanaan Fungsi Koordinasi
Fungsi-fungsi perencanaan . pengorganisasian, dan pengarahan harus didukung oleh fungsi pengkoordinasian dan pengawasan agar tujuan organisasi dapat tercapai. Untuk melaksanakan fungsi koordinasi. Manajer dapat menempuh dua cara yaitu :
1. menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi.
2. memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi.
PENGAWASAN
Pengertian
Pengawasan merupakan fungsi terakir yang harus dilaksanakan dalam manajemen. Dengan pengawasan dapat diketahui tentang hasil yang telah dicapai. Cara yang dilakukan dalam pengawasan yaitu membandingakan segala sesuatu yang telah dijalankan denganstandard atau rencananya. Dapat pulamenyangkut perubahan-perubahan besar seperti :
a. penyusunan kembali rencana baru
b. memetapkan sasaran target baru
c. perubahan struktur organisasi
d. perbaikan cara-cara penerimaan pegawai. Dan sebagainya
Langkah-langkah Pengawasan
Pengawasan perlu dilakukan pada tahap demi thapa agar penyimpangan yang terjadi dapat segera diperbaiki. Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan adalah :
a. Menciptakan Standard
b. Membandingkan kegiatan yang dilakukan denga standard
c. Melakukan tindakan koreksi
Syarat-syarat Pengawasan yang Baik
Untuk menjalankan pengawasan denag baik, diperukan beberapa syarat yakni :
a. Pengwasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan
b. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera
c. Pengawasan harus mempunyai pendangan ke depan.
d. Pengawasan harus obyektif, teliti dan sesuai dengan standard yang di gunakan.
e. Pengawasan harus luwes/fleksibel
f. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.
g. Pengawasan harus mudah dimengerti.
h. Pengawasan ekonomis/
i. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan/koreksi
