Pengertian Organisasi
Limabelas tahun sebelum pasukan komando Israel berhasil membebaskan sandera di Entebbe(Ulganda), suatu cara pengorganisasian telah dipusatkan pada tujuan-tujuan yang dramatis seperti pembebasan para sandera tersebut. Pekerjaan yang tidak sempurna dari salah satu anggota organisasi dapat menimbulkan akibat yang fatal.
Apakah yang Dimaksud dengan Organisasi
Banyak keberhasilan perusahaan bergantung pada organisasi. Adanya struktur yang mapan sangat diperlukan untuk menjamin agar rencana manajer dapat dilaksanakan.
Menurut Boone dan Kurtz, organisasi didefinisasikan sebagai berikut:
Organisasi adalah suatu peroses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan.
Definisi Organisasi itu mencangkup tiga elemen pokok, yaitu : (1) interaksi manusia, (2) kegiatan mengarah pada tujuan, dan (3) struktur.
ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL
Sejarah perusahaan, teknologi yang terlibat, dan keperibadian para manajer puncak dapat membantu dalam penentuan pola organisasi formal perusahaan. Akan tetapai setiap organisasi mempunyai suatu “komponen informal” disamping “komponen formal”nya
Oragniasi Formal
Organisasi formal merupakan system tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggung jawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan.
Struktur formal ini dibuat untuk meliput pekerjaan yang harus dilakukan ; dan memberikan suatu kerangka bagi perilaku pekerjaan. Organisasi formal merupakan bagian yang dapat dilihat pada bagab organisasi. Sedangkan organisasi informal tidak. Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi formal adalah (1) wewenang, (2) tanggung jawab, (3) pertanggung jawaban, (4) delegasi, dan (5) koordinasi.
Organisasi Informal
Organisasi informal selalu da dalam setiap organisasi; keberadaannya tidak direncanakan, terjadi atas dasar keakraban dan hubungan-hubungan baik menyangkut bidang pekerjaan ataupun tidak.
Organisasi informal adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan social yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal.
Dalam kelompok kerja terdapat tiga kategori karyawan, yaitu :
Anggota-anggota kelompok dala (inner group)
Anggota-anggota kelompok pinggir (fringe group)
Anggota-anggota kelompok luar (out group)
Organisasi informal tidak selalu menyebabkan jeleknya pelaksanaan kerja. Kadang-kadang organisasi informal justru merupakan cara terbaik untuk memberi informasi yang diperlukan bagi pelaksanaan tugas.
Sentralisasi VS Desentralisasi
Istilah sentralisasi dan desentraisasi sering dipakai dalam manajemen. Persoalannya adalah, seberapa besar wewenang itu harus didelegasikan oleh mabagement ke seluruh organisasi.
Organisasi manajemen yang disentaralisir merupakan sebuah system yang wewenang serta pengendaliannya dipeganag di suatu pusat biasanya eksekutif puncak.
Beberapa kebaikan organisasi yang disentralisir adalah:
1. bahwa pengendalian yang lebih efektif dapat dilakukan
2. senderung memeperpendek jangka pengambilan keputusan,
3. memungkinkan bagi seluruh unit untuk mmengikuti suatu rencana tindakan yang seragam.
Manajemen yang disentralisir merupakan suatu usaha sistemmatis untuk mendelegasikan kepada jenjang bawah semua wewenang kecuali yang harus dilaksanakan pada jenjang tertinggi.
STRUKTUR ORGANISAI SAN PENYUSUNANYA
Setiap struktur organisasi akan lebih dulu memusatkan perhatian pada kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan.
Struktur organisasi yang ditentukan dengan baik juga harus mendukung moral karyawan. Karyawan yang mengetahui tentang apa yang diharapkan dari pekerjaan. Siapa atasannya, dan bagaimana pekerjaan itu cocok dengan struktur organisasi keseluruhan, semuanya diarahkan untuk membentuk angkatan kerja yang loyal dan harmonis.
Pembentukan Struktur Organisasi
Struktur organisasi firmal didasarkan pada analisa dari tiga elemen kunci setiap organisasi. Yaitu :
1. Interaksi kemanusiaan
2. Kegiatan yang terarah ke tujuan
3. Struktur
Manajemen harus mengkoordidnir kegiatan-kegiatan keryawan unuk mencapai tujuan organisasi.
Hierarki Tujuan
Hierarki tujuan organisasi berlingkup dari tujuan perusahaan keseluruhan sampai tujuan-tujuan khusus yang ditetapkan untuk masing-masing karyawan. Tujuan-tujuan yang lebih luas menyangkut kemempulaban, penjualan, pangsa pasar, dan jasa dipecah ke dalam tujuan-tujuan untuk masing-masng divisi, masing-masing pabrik, masing-masing departemen, masing-masing kelompok kerja, masing-masing karyawan individual.
Departementalisasi
Pembentukan struktur organisasi dimulai dengan penganalisisan kegiatan-kegiatan utama organisasi. Di kebanyakan perusahaan kegiatan ini berua produksi, pemasaran, pembelanjaan, dan personalia. Masing-masing kegiatan ditugaskan ke departemen atau bagian yang berbeda dalam perusahaan termasuk manajer dan karyawannya. Masalah departementalisasi ini telah dibahas lebih detail pada bab 4 di muka (sub bab Pengorganisasian)
Wewenang dan Tanggung Jawab
Dalam pendelegasian kegiatan, manajer memberikan tanggung jawab kepada bawahan untuk melaksanakan tugas-tugas yang ditugaskannya. Disamping tanggung jawan, bawahan juga diberi wewenang yang sepadan dengan tanggung jawab tersebut. Setelah melakukan tugas sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya, bawahan harus memberikan pertanggungjawaban kepada atasannya.
Berapa Banyak Bawahan yang Harus ada di Bawah Seorang Manajer
Salah satu alas an untuk departementalisasi adalah terbatasnya jumlaj kegiatan yang dapat dilakukan oleh manajer disamping juga jumlah bawahan yang dapat disupervisi secara efekstif. Rentangan pengendalian (span of control) merupakan jumlah optimal bawahan yang dapat dikelola oleh seseorang manajer.
Faktor-faktor kritis dalam menentukan rentangan pengendalian yang optimal adalah :
1. Jenis pekerjaan
2. Pelatihan karyawan
3. Kemampuan manajer
4. Efektifitas komunikasi
Menjamin Komunikasi yang Efektif
Komunikasi merupakan tugas yang relative sedehana bagi organisasi kecil. Sering komunikasi berupa tatap muka, dan perintah yang Komunikasi yang jelas sangat penting berfungsi organisasi secara lancar.
Menghinadari Pertumbuhan Organisasi yang Tidak Perlu
Perencanaan organisasi harus takin bahwa jenjang manajer baru dan beberapa penasehat teknis sangat diperlukan, atau akan terjadi kenaikan sedikit dalam keluaran produksi atau efisiensi.
Seorang filusur dan sejarawan inggris bernama C. Northcote Parkinson menjelaskan kecenderungan tersebut dalam bukunya Parkinson’s Law : “Pekerjaan itu meningkat sedemikian rupa sehingga mengisi waktu yang tersedia untuk penyelesaiannya.
Mengapa terjadi kecenderungan untuk menambah karyawan pada tingkat yang lebih tinggi dibandingkan peningkatan pekerjaan ? menurut Parkinson, penyebabnya terletak pada :
1. Keinginan manajer sediri untuk membangun “kerajaan” dengan menambah bawahan.
2. Kerja tulis yang diciptakan oleh adanya kesempatan kerja dari karyawan tambahan.
Bentuk-bentuk Struktur Organisasi
Makin banyak kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi, makin kompleks pula hubungan-hubungan yang ada. Untuk itu perlulah dibuat suatu bagan yang menggambarkan tentang hubungan tersebuat termasuk hubungan masing-masing kegiatan atau fungsi, Bagan yang dimaksud dinamakan bagan Organisasi atau Struktur organisasi. Yang menjadi dasar dalam organisasi ini adalah pembagian kekuasan (authority) dan tanggung jawab (responsibility).
Organisasi Garis
Kekuasaan mengalir secara langsung dari director ke kepala bagian dan kemudian terus ke karyawan-karyawan dibawahnya. Masing-masing bagian merupakan unit yang berdiri sendiri, dan Kepala bagian menjalankan semua fungsi pengawasan dalam bagiannya.
a. Kebaikan Organisasi Garis
Pimpinan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan, sebab tidak perlu membicarakan dengan orang lain.
Pimpinan dapat lebih cepat dalam memberikan perintah. Sebab perntah tersebut dapat diberikan langsung pada bawahan.
Menghemat biaya. Sebab pengawasan dari berbagai kegiatan hanya dilakukan oleh seseorang saja.
b. Keburukan Organisasi Garis
Sering terdapat birokrasi menghambat jalannya prusahaan.
Tidak adannya sepesialisasi menyebabkan tugas yang berat bagi para petugas sehung kurang efisien.
Kurangnya kerjasama di antara masing-masing Bagian.
Organisai Garis dan Staf
Organisasi garis dan staf merupakan kombinasi yang diambilkan dari keuntungan-keuntungan adanya pengawasan secara langsung dan spesialisasi dalam perusahaan, hubungan antara pimpinan dengan bawahan langsung seperti ini dinamakan hubungan garis. Hubungan mereka tidak langsung maka dalam hal manajer-manajaer tersebut bertindak sebagai staf, dan hubungan yang terjadi adalah hubungan staf.
a. kebaikan Organisasi garis dan Staf
Pimpinan lebih leluasa dalam memberikan saran terhadap tugas khusus di luar Bagiannya.
Staf dapat membanyu untuk mengatasi berbagai persoalan sehingga akan memperingan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi kerja.
Staf dapat mendidik para petugas.
Adanya kesatuan dalam pimpinan sehingga menciptakan aliran kekuasaan dengan jelas.
b. Keburukan Organisasi Garis dan Staf
Kadang-kadang staf tidak lagi memberi saran tetapi perintah, sehingga dapat menimbulkan pertentangan dengan manajer pada bagian yang bersangkutan.
Dapat menimbulkan anggapan pada petugas untuk lebih percaya kepada staf daripada atasannya.
Staf dapat ikut disalahkan apabila saran yang diberikan tidak memperoleh hasil
Organisasi Fungsional
Dalam Organisasi Fungsional, masing-masing manajer adalah seseorang sesilis atau ahli dan masing-masing bawahan/pekerja mempunyai beberapa pimpinan. Manajer memiliki kekuasaan penuh untuk menjalankan fungsi-fungsi yang menjadi tanggung jawabnya. Jadi bentuk ini lebih menekadkan pada pembagian fungsi. Oleh karena itu bentk struktur organisasi fungsional ini sulit dan jarang sekali dipakai.
a. Kebaikan Organisasi Fungsional
Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya, sehingga terdapat keserasian antara tugas dan keahliannya.
Tugas para manajer menjadi lebih ringan dengan adanya pembagian fungsi.
b. Keburukan Organisasi Fungsional
Membingungkan para pekerja karena tidak ada kesatuan dalam pimpinan dan perintah.
Tidak ada hubungan garis secara langsung dengan atasan.
Kesulitan-kesulitan yang timbul tidak dapat secara cepat diatasi.
Kurangnya koordinasi sering menimbulkan perselisihan diantara para manajer.
Organisasi Komite
Komite sering dilakukan untuk mengumpulkan pendapat tentang berbagai kegiatan dalam perusahaan. Komite ini dapat dibentuk disemua bagian dalam organisasi, sehingga sering terdapat beberapa macam Komite.
Untuk membentuk komite haruslah memperhatikan syarat-syarat berikut ini :
1. suasananya santai bersifat informal
2. semua anggota Komite ikut ambil bagian dalam membicarakan tugas-tugasnya.
3. komite mengetahui tentang tugas-tugas yang dibebankan kepadanya.
4. masing-masing anggota komite bersedia mendengarkan pendapat anggota yang lain.
5. keputusan diambil secara consensus.
6. masing-masing anggota bebas mengemukakan pendapat.
7. ketua komite mempunyai kekuasan atas yang lain.
Komite sering disebut Panitia, pelaksanaannya dapat dikombinasikan dengan bentuk organissi atara komite dengan bentuk Organisasi Garis.
a. Kebaikan Komite
merupakan sebuah forum untuk saling bertukar pendapat diantara beberapa anggota.
Kepuasan ditentukan bersama-sama sehingga dapat memberikan hasil yang lebih baik.
Menciptakan koordinasi yang lebih baik.
Meningkatkan pengawasan karena macam-macam Komie tersebut dapat berhubungan langsung dengan para pelaksana.
b. Keburukan Komite
Kesulitan dalam mempersiapkan pertemuan karena masing-masing anggota sibuk dengan pekerjaannya.
Keharusan untuk berkompromi.
Sering menimbulkan kempang-siuran dalam organisasi.
Tidak mempunyai kekeusaan untuk mendukung sara-saran yang diberikan.
Organisasi Matrik
Organisasi matrik ini digunakan berdasarkan struktur organisasi gari-garis san sifat yag sudah ada. Organisasi matrik, juga disebut organisasi matrik juga disebut organisasi manajemen proyek, dapat didefinisikan sebagai struktur organisasi dimana para spesialis dari bagain-bagian yanag berbeda disatukan untuk mengerjakan proyek khusus.
Dalam organisasi seperti itu bebrapa anggota organisasi memberikan laporan kepda dua atasan, bukannya astu atsan seperti bentuk yang Tradisional. Kebaikan utama dari struktur matrik ini terletak pada keluwesan dan kemampuannya untuk memusatkan sumber-sumber pada masalah atau proyek-proyek utama. Akan tetapi struktur ini memerlukan koordinasi dari manajer proyek untuk menggabungkan orang-orang dari bagian-bagaian yang berbeda ke dalam sebuah tim yang terpadu.
a. Kebaikan Organisasi Matrik
Luwes
Memberikan metode untuk memusatkan pada masalah-msalah utama yang spesifik atau persoalan-persoalan teknis yang unik.
Memberikan alat inovasi tanpa menggangu struktur organisasi yang ada.
b. Keburukan Organisasi Matrik
Beberapa masalah dapat muncul karena pendekatan ini melanggar prinsip kesatuan printah yang tradisioanal.
Manajer proyek dapat menjumai kesulitan dalam mengembangkan tim terpadu dari orang-orang yang berasal dari bagian-bagian yang berbeda.
Konflik dapat muncul antara manajer proyek dengan manajer-manajer bagian lain.
PERILAKU KEORGANISASIAN
Prediktor-prediktor penting dalam organisasi kerja meliputi kelompok kerja, motivasi, sikap pekerjaan, dan kepemimpinan.
Kelompok Kerja
Kelompok kerja merupakan sekumpulan karyawan yangs ecara bersama-sama mempunyai pekrjaan serupa (umum) dan melihat diri mereka sebagai satu kelompok. Dalam beberapa hal kelompok-kelompok itu terbentuk karena karyawan menharapkan lebih banyak manfaat pada pekerjaannya
Motivasi
Motivasi merupakan motif intern yang menyebabkan orang berprilaku seperti yang mereka lakukan. Setiap orang dapat memiliki motif yang sangat berbeda untuk mengerjakan sesuatu yang sama.
Jenjang Kebutuhan Karyawan
Kebutuhan karyawan beserta jenjanganya dapat ditentukan atas dasar penemuan Abraham H. Maslow (seorang ahli Psikologi) tentang kebutuhan manusia. Menurut Maslow, kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi dapat memotifasi prilaku manusia. Sedangkan kebutuhan yang sudah terpenuhi tidak akan lama menjadi motivator meskipun dapat muncul kembali sebagai motivator.
Teori motivasi Maslow menekankan dua ide dasar yaitu :
1) Orang mempunyai banyak kebutuhan, tetai hanya kebutuhan ke beutuhan yang belum terpenuhi saja yang dapat mempengaruhi prilaku manusia.
2) Kebutuhan manusia dikelompokan dalam sebuah hierarki kepentingan. Jika satu kebutuhan terpenuhi, kebutuhan lain yang tingkatkan lebih tinggi akan munul dan memerlukan pemuasan.
Kepemimpinan
Untuk mengtahui gaya kepemimpinan yang sesui, mereka tidak hanya melihat posisinya sebagai manajer yang menhendaki segalanya telah dilakukan, tetapi mereka harus pula belajar bekerja dalam struktur yang ada secara efektif.
